เริ่มจากคำถาม ไม่ใช่เริ่มจากกราฟ
หลายทีมเริ่มจากทำกราฟก่อน แต่ยังไม่รู้ว่ากราฟนั้นตอบคำถามอะไร วิธีที่ดีกว่าคือเริ่มจากคำถามธุรกิจ เช่น ทำไมกำไรลด หรือสินค้าตัวไหนขายดีแต่เงินสดไม่เข้า
เมื่อคำถามชัด การเลือกข้อมูลและรูปแบบรายงานจะง่ายขึ้นมาก
- ยอดขายตกเพราะลูกค้าน้อยลง หรือเพราะราคาต่อบิลลดลง
- สินค้าตัวไหนหมุนช้าและกินเงินจม
- ช่องทางไหนให้กำไรสูงสุด
ข้อมูลแบบไหนที่ควรเก็บก่อน
ไม่จำเป็นต้องเก็บทุกอย่างตั้งแต่วันแรก ให้เริ่มจากข้อมูลหลักที่มีผลต่อรายได้ ต้นทุน และเงินสด
ข้อมูลพื้นฐานที่ดี จะช่วยให้รายงานที่ทำออกมาใช้ได้จริงและเชื่อถือได้
- ยอดขายรายวัน/รายสินค้า
- ต้นทุนและกำไรขั้นต้น
- ยอดลูกหนี้ค้างชำระและรอบเก็บเงิน
ทำรายงานให้คนในทีมใช้งานได้จริง
รายงานที่ดีต้องอ่านง่ายในเวลาไม่นาน และมีข้อสรุปให้ตัดสินใจต่อได้ทันที ไม่ใช่แค่กราฟสวย
ควรมีทั้งภาพรวมและจุดที่กดดูรายละเอียดได้ เพื่อหาสาเหตุของปัญหา
- หน้าแรกควรมี KPI ไม่เกิน 5-7 ตัว
- มีตัวเทียบเป้าหมายหรือเทียบเดือนก่อน
- สรุป action ที่ต้องทำหลังดูรายงาน